Famille de formations F2 - L'organisation de l'association appliquée avec Nextcloud

Nextcloud 2 - gestion des documents 1 : organisation (arborescence, gestion des droits)

Description de la formation

Cette formation, sous forme d'atelier, vise à prendre en main l'organisation de la gestion des documents via la plateforme open source Nextcloud conçue spécifiquement pour stocker, organiser, partager des documents et travailler ensemble.
Cette formation vient en complément de notre formation "Nextcloud 1 : présentation générale et fondamentaux".
Public(s)
  • Membres de la gouvernance
Typologie(s) d'utilisateurs
  • 3 - Utilisateur indépendant
  • 4 - Utilisateur avancé
Type de formation Formation mixte distanciel/présentiel possible
Durée de la formation 1 demi-journée (3.5 heures)
Objectifs
  • Savoir mettre en place une gestion des droits des utilisateurs optimale pour son association.
  • Savoir créer une arborescence permettant le classement des fichiers de son association au regard de ses besoins, mais aussi de ses utilisateurs et des droits qui leur sont conférés.
  • Prendre en compte les principes de la sécurité informatique et de la protection des données.
Programme
  • Les règles essentielles de la gestion des droits des utilisateurs et du partage de fichiers ou de dossiers.
  • L'arborescence de base pour la gestion des droits des utilisateurs et le partage de fichiers ou de dossiers de son association (description des dossiers et sous-dossiers, procédure de nommage des sous-dossiers...).
  • Les groupes d'utilisateurs de son association et la gestion de leurs droits sur les dossiers.
Prérequis
  • Avoir ébauché la description des dossiers et sous-dossiers nécessitant d'être partagés au sein de son association (ce prérequis peut s'acquérir à l'issue de notre formation "Nextcloud 1 : présentation générale et fondamentaux" ou en autonomie avec notre questionnaire de préparation).
  • Avoir ébauché la liste des utilisateurs de ses dossiers (ce prérequis peut s'acquérir à l'issue de notre formation "Nextcloud 1 : présentation générale et fondamentaux" ou en autonomie avec notre questionnaire de préparation).
  • Disposer d'une instance de la plateforme (une instance "pour tests" peut être mise temporairement à disposition des participants par l'organisateur le cas échéant).
  • Avoir déjà participé à des visioconférences et disposer du matériel approprié pour une participation à distance (ce prérequis peut s'acquérir grâce à notre formation "Être à l'aise pour travailler ensemble à distance").
Liens avec d'autres formations

Bien que facultative, la participation à nos formations "Les fondamentaux du numérique" est fortement préconisée.
Des interactions étant possibles entre les applications Nextcloud et Garradin, la participation à notre formation "Garradin : présentation générale et fondamentaux", peut utilement compléter cette formation.
Cette formation peut venir en préparation ou en complément de toutes les formations traitant des thématiques liées au numérique telles que les formations organisées par le Conseil Départemental de l'Essonne à l'attention des bénévoles et salariés associatifs et, plus particulièrement, des formations :

  • Organiser et dynamiser la vie associative (SE FORMER À L'ESSENTIEL)
  • Le traitement des archives de l’association (BREV'ASSO)
  • L’essentiel des outils libres au service de l’association (S'ADAPTER PAR LE NUMÉRIQUE)
  • Les 5 étapes pour intégrer un outil numérique dans l’association (BREV'ASSO)
  • Les outils pour un fonctionnement optimal de son association au quotidien (SE FORMER À L'ESSENTIEL)
  • Comment poser un diagnostic numérique dans l’association ? (BREV'ASSO)
  • Bénévoles, salariés, volontaires : chacun son rôle (SE FORMER À L'ESSENTIEL)

(https://formasso.essonne91.fr/).